Varför vi outsourcar IT: Fokus, effektivitet och affärsnyttan i att släppa taget

Att outsourca IT kan vara ett smart beslut, men det innebär både vinster och kompromisser. I det här blogginlägget berättar vår CTO Benny Olsson om hur, och varför Norce för några år sedan valde att outsourca all intern IT-drift – och delar med sig av lärdomar från resan.

På Norce utvecklar och underhåller vi en ledande SaaS-plattform för digital handel, men att driva ett framgångsrikt SaaS-bolag kräver mer än bara bra mjukvara. Att hantera intern IT – e-post, licenser, enheter och support – kan ta mycket tid och dra fokus och resurser från vår kärnverksamhet. Genom att outsourca IT-driften kan vi bättre lägga vår tid och energi på det som verkligen spelar roll. Att välja en pålitlig partner är avgörande och ger oss tryggheten i att allt bara fungerar – och när det inte gör det, är hjälpen bara ett telefonsamtal eller en helpdesk-ticket bort.

Problemet: IT som en intern distraktion

Intern IT på Norce omfattar i princip allt utom infrastrukturen för våra e-handelsplattformar. Det innebär hantering av hårdvara som laptops, telefoner och tillbehör, allmän IT-support för medarbetare, underhåll av intern infrastruktur (e-post, identitetshantering, VPN osv.) samt en del compliance- och säkerhetsrelaterade uppgifter.

Att hantera allt detta blev en allt större distraktion och belastning för våra IT-ansvariga i takt med att bolaget växte.

Innan vi outsourcade IT hamnade vi ofta i situationer där chefer fick lägga tid på leasingavtal och ingenjörer felsökte e-postproblem eller fixade enheter istället för att koda. Utöver det behövde vi också säkerställa en viss redundans av kompetens inom IT för att kunna hålla verksamheten igång.

Varför vi outsourcade IT

För ett bolag i Norces storlek – för litet för att ha mer än en person på IT, men tillräckligt stort för att någon måste ta ansvar för IT – var det inte värt den lilla besparingen vi trodde oss göra genom att behålla IT internt. Jag säger ”trodde” eftersom vi i efterhand har insett att outsourcing faktiskt sparade oss pengar, men mer om det senare.

När vi såg på helheten insåg vi att vi antingen behövde investera kraftigt i ett internt IT-team och anställa fler för att skapa en backup i vår helpdesk, eller outsourca all intern IT-drift. Att hamna någonstans mittemellan kändes inte som en långsiktigt hållbar lösning – antingen hanterar vi all IT själva, eller så gör vi det inte alls. Och vi ville verkligen inte göra det själva.

Med ”allt” menar vi:

• Enhetshantering – leasing, hårdvarusupport, onboarding/första setup, antivirus, övervakning, compliance och offboarding.
• Intern infrastruktur – e-post, identitetshantering, filhantering och säkerhet.
• IT-support för medarbetare.
• Licensiering och compliance.

Vi valde att samarbeta med det lokala företaget Goodfellows, vars kärnverksamhet är att erbjuda precis den här typen av tjänster till företag som vårt. Att de finns i samma stad som ett av våra kontor gjorde det dessutom enklare att ha personliga möten för att diskutera problem och lösningar. Att ha Goodfellows ombord istället för att dedikera interna resurser till IT-drift har frigjort tid för våra medarbetare att fokusera på det som verkligen betyder något – vår produkt.

Fördelarna vi har sett

Några av de största vinsterna med att outsourca IT till Goodfellows är:

• Mer fokus på kärnverksamheten – vårt utvecklingsteam slipper interna IT-distraktioner.
• Skalbarhet och flexibilitet – vi behöver inte hantera en intern IT-avdelning i takt med att företaget förändras.
• Kostnadseffektivitet – både direkt och indirekt har outsourcing minskat våra IT-kostnader.
• Säkerhet & compliance – vi är experter på SaaS-säkerhet, men inte på företags-IT-säkerhet. Outsourcing innebär att IT-säkerheten hanteras av specialister.
• Snabb support och problemlösning – Goodfellows självserviceportal gör det enkelt att få hjälp snabbt, vare sig det gäller att beställa en ny laptop eller fixa ett e-postproblem.
• Mindre administration – leasing, setup, support och offboarding hanteras helt av Goodfellows.

Tidigare innebar onboarding av en ny medarbetare att vi manuellt beställde och konfigurerade datorer och telefoner, satte upp behörigheter, skapade e-postkonton och hanterade leasingavtal. Nu sker allt detta smidigt genom vår IT-leverantör och är klart när den nya medarbetaren börjar. Vilket inte alltid var fallet tidigare – något som många av er säkert har egen erfarenhet av.

Nackdelarna

Även om outsourcing av IT har varit en vinst för Norce, är det ingen universallösning och passar inte alla företag. Det finns vissa kompromisser att vara medveten om innan man tar beslutet:

• Mindre direkt kontroll över IT-policyer och konfigurationer – IT-leverantörer insisterar ofta på att hantera Entra ID/Active Directory. Det kan vara svårt att släppa kontrollen, men för oss var det värt det.
• Leverantörsberoende – säkerställ att avtal minimerar risker som leverantörens konkurs eller uppköp av en oönskad aktör. Ha också en ”break-the-glass”-admin som bara används i nödfall.
• Begränsade anpassningsmöjligheter – en intern IT-avdelning kan skräddarsy allt, men outsourcing innebär ofta standardiserade lösningar, t.ex. i valet av datorer och telefoner. På lång sikt behöver detta inte vara negativt, men det kan kräva en omställning.

Lärdomar och slutsatser

Att outsourca IT var rätt beslut för Norce, och i efterhand önskar vi att vi gjort det tidigare. Förändring är svårt, och vi trodde att kompromisserna skulle vara större än de faktiskt var. Är det rätt val för ert företag? Det kan bara ni avgöra, men här är några av våra viktigaste lärdomar:

1. Outsourcing frigjorde interna resurser och minskade våra IT-kostnader.
2. Någon måste fortfarande koordinera med leverantören. För oss, med 60+ anställda, tar det ca 2 timmar per månad för en av våra ingenjörschefer.
3. Lägg tid på att välja rätt partner. Det handlar lika mycket om kulturell matchning som om rätt tjänster.
4. Definiera omfattningen och fundera igenom kompromisserna i förväg. Det gör urvalsprocessen smidigare.
5. Outsourcing är inte för alla! Vi har haft stor framgång, men er situation kan vara annorlunda.

Att outsourca IT har gjort det möjligt för oss att fokusera helt på det vi gör bäst – att bygga och förbättra Norce Commerce. Det är inte rätt lösning för alla, men för oss har det varit en game-changer.

Har ert företag fortfarande en intern IT-avdelning, eller har ni outsourcat? Vilka för- och nackdelar ser ni, och vad skulle ert team vinna på att outsourca IT?