Vad är RFP – Request for Proposal?

RFP (Request for Proposal) är ett engelskt uttryck som ofta används vid upphandling av e-handelslösningar. RFP är enkelt beskrivet är ett förfrågningsunderlag för att inhämta offerter från leverantörer. Ett bra förarbete och en noggrann upphandling minskar risken för onödiga kostnader och ytterligare plattformsbyten längre fram. Det är bra att blicka några år framåt i tiden när du förbereder din kravställning och fundera på vad som kommer härnäst. Om ditt företag har en inköpsavdelning, använd den gärna till att koordinera RFP-processen. Har de dessutom förmågan att tydliggöra era affärskrav kan de vara till stor hjälp, men det är alltid affärsverksamheten som måste formulera sina behov.

Större upphandlingar sker ofta enligt en s k RFX-process i tre steg:

• I RFI-fasen (Request for Information) skickas en RFI ut till ett antal leverantörer för att samla in information, analysera potentiella leverantörsintressen och kvalificera intresserade leverantörer.
• I RFP-fasen (Request for Proposal) inhämtas lösningsförslag och offerter från ett urval av leverantörer.
• I RFQ-fasen (Request for Quotation) får de leverantörer som fått högst poäng möjlighet att presentera sin lösning, ett antal referens-case samt en föreslagen implementations-partner för det aktuella e-handelsprojektet.

Ett vanligt misstag är att skicka RFP:n till för många leverantörer. Detta kan leda till en långsam beslutsprocess när många olika sorters lösningar ska jämföras med varandra. Ta hjälp av en upphandlingskonsult att välja ut 3-4 leverantörer att skicka RFP:n till om du är osäker och om projektet är stort och komplext.

Fyll i dina uppgifter i formuläret nedan för att ladda ner första delen av vår upphandlingsguide för digital handel. I denna hittar du exempel på hur en kravställningsmall kan se ut. Vi visar hur du kan shortlista leverantörer och utvärdera dem utifrån hur bra de passar in i din tänkta e-handelslösning. Vi ger också förslag på viktiga områden att täcka in när du ska göra din utvärdering.