ERP, från engelskans Enterprise Resource Planning, är programvara för hantering av affärsprocesser inom ekonomi, produktion, lager, rapportering mm. På svenska talar vi ofta om affärssystem som ett IT-system som tar hand om ett företags informationshantering och tillgodoser behovet av styrning och administration. Systemet samlar företagets gemensamma transaktionsdata centralt från flertalet olika källor, vilket eliminerar risken för duplicerad data. Med ett säkert och centralt datalager kan alla i organisationen vara säkra på att informationen är korrekt, aktuell och fullständig.
När organisationens data och processer samlas i ERP-systemet kan företaget samordna avdelningarna och förbättra arbetsflöden, vilket ger bättre insyn i verksamheten, underlättar samarbete samt ger lägre kostnader för att nämna några fördelar.
Affärssystemets roll i e-handeln
Som e-handlare vill man ge sina kunder bra förutsättningar att enkelt och effektivt hitta produkter och rätt information. Och göra det så enkelt som möjligt för dem att beställa och göra sin betalning direkt på webben. Det är här affärssystemet kommer in i bilden. Det ligger hela tiden i bakgrunden, som ett nav, för att effektivisera affärsprocesserna som sker bakom. Genom att integrera ditt ERP-system med din e-handel så underlättas många processer. Du får bättre koll på tillgänglighet och kan omedelbart informera kunder om en produkt är slut i lager. Order som läggs på webben går direkt in i affärssystemet och igenom flöden för utleverans och bokföring.
Ett vanligt scenario är att ERP-systemet tillhandahåller all grunddata om produkter, kunder och transaktioner medan e-handelsplattformen mellanlagrar och berikar datan för snabbare åtkomst från webbutiken. Affärssystemet försörjer helt enkelt e-handelsplattformen med den grundläggande information som kunden behöver; t ex prisinformation, lagersaldon, leveransstatus och orderhistorik. I e-handelsplattformen kan sedan produkter berikas med texter och bilder, och affärsregler i form av prissättning, tillgänglighetslogik, kampanjer, tillbehörslogik etc kan appliceras.
Olika data uppdateras med olika intervall beroende på hur ofta datan förändras och hur viktigt det är att den är synkad mellan de olika systemen. Det kan röra sig om allt från realtids-kontroller av t ex lagersaldo i kassan till veckovisa eller månadsvisa batchuppdateringar mellan systemen.
E-handlare som jobbar med stora kataloger av leverantörsartiklar kan välja att inte tynga ner sitt ERP med dessa artiklar, utan låta e-handelsplattformen vara master-system för det utökade sortimentet. I ett dylikt scenario skapas artiklarna upp i affärssystemet först när det finns en transaktion kopplad till artiklarna i fråga.
Tänk på att affärssystemet tillgodoser behovet av hög tillgänglighet. Det är viktigt att det inte finns ett direkt beroende av att affärssystemet är ”uppe” för att e-handeln ska fungera. E-handelns kärna, orderhantering och betalning, måste fungera även om underliggande system inte är tillgängliga. Eventuell nertid för uppgradering och underhåll får inte medföra nertid mot kund.
Frågor att ställa sig kring affärssystem (ERP) i en upphandling av e-handelsplattform:
- Kan befintligt affärssystem integreras i plattformen?
- Finns det mer än ett sådant stödsystem?
- Vad finns det för krav på hur ofta data ska skickas mellan systemen och vilka krav finns på övervakning av dataöverföring? Det krävs en hög detaljgrad kring specifikation och dokumentation av dessa integrationer.
